세법에서는 사업과 관련된 여행경비를 사업소득에서 공제할 수 있도록 허용하고 있으며, 경우에 따라서는 개인목적의 여행경비를 사업과 관련된 여행경비와 함께 공제할 수 있도록 허용하고 있으니 많은 납세자들의 관심을 끌기에 충분한 주제가 아닐 수 없다.
이번 칼럼을 통해서 다양한 예와 함께 비지니스 여행경비에 대해 합법적으로 세금공제를 받을 수 있는 방법과 공제받지 못하는 경우를 자세히 알아보고자 한다.
비지니스 여행이라 불리우는 출장 ( Business Travel ) 에 대해 사업경비로 인정받기 위해서는 사업목적의 출장을 언제, 어떻게 갔는냐를 기준으로 공제여부가 결정된다.
국세청 ( IRS ) 에서는 보통 집을 떠나서 숙박을 하는 여행을 기준으로 비지니스 출장으로 보는 경향이 있다. 국세청에서는 출장을 가면 반드시 숙박을 해야 한다고 규정하고 있지는 않지만 숙박을 필요로 하는 출장과 숙박하지 않은 출장을 구분해서 여행경비 인정여부를 판단한다. 그래서 출장경비를 사업경비로 공제 받기 위해서는 출장지에서 숙박하는 것이 경비를 확실히 인정받을 수 있는 방법이다. 친구, 친척, 지인집에 숙박하는것도 경비로 인정 가능한지를 물어보는 납세자들이 있는데 답은 가능하며 호텔에 아닌 곳에 숙박할 경우 여행일지에 기록을 남겨두는 것이 좋다.
일반적으로 여행일지 기록에 소홀한 납세자들이 대부분이다.
국세청 감사를 받게 되면 감사관에 의해 구체적인 여행경비에 대한 증거자료를 요청받게 되고, 이때 증거자료를 제시하지 못하면 여행경비에 대해 경비를 인정받을 수 없다.
그렇다면 여행일지에는 어떤 내용을 담아야 할까?
첫째 여행에 대한 날짜를 자세히 기록하여야 한다. 출발날짜, 돌아온 날짜 등을 포함하여 여행한 날짜를 기록한다.
둘째 여행지의 장소를 자세히 기록하여야 한다.
세째 공제가능한 지출비용을 항목별로 기록한다. 숙박비, 교통비, 음식비 등으로 나눌 수 있다.
넷째로 여행의 목적과 성과 등을 간략하게 기록해 둔다.
보통 교통비는 100% 공제가능하며, 음식비를 제외한 나머지 경비도 100% 공제가능하다.
음식비의 경우 보통 50% 공제가 가능하며 특이한 점은 비지니스 미팅을 위한 세탁경비도 공제가 가능하다는 점이다.
방학동안 자녀들과 휴가계획을 세우는 분들은 모든 휴가경비가 세금공제 될 수 없고 가족과 함께 비지니스 출장을 갈 경우 본인 혼자 지출한 경비만큼만 사업경비로 처리 가능하다. 여행자체의 목적이 비지니스 목적인지 아니면 개인휴가의 목적인지에 따라 비행기 표 및 호텔비 등이 사업경비로 처리될 수도 있고 처리되지 못할 수도 있다.
가족과 함께 여행한 경비 중 비지니스 경비로 인정받고 세금공제 받을 경우 가족과 함께 지출한 숙박비, 교통비 등을 공제받을 수 있고 금요일과 월요일을 비지니스 스케줄을 잡고 여행하고 중간에 있는 토요일, 일요일에 발생하는 경비는 비지니스 출장경비로 혜택을 받을 수 있으니 이 점을 기억하자.
여행경비 공제 여부는 출장지에 따라 차이가 있다. 미국 내를 여행하면서 사업출장과 개인휴가를 같이 보낸 경우 어느 정도의 시간을 사업과 관련된 일로 보냈느냐를 기준으로 결정하게 된다. 일반적으로 사업목적으로 보낸 시간이 개인목적으로 보낸 시간보다 길어야 한다. 해외출장의 경우도 사업상 발생한 경비와 개인휴가로 발생한 경비를 정확히 구분해서 처리하는 것이 원칙이다. 총 여행기간 중 비지니스 목적으로 보낸 기간이 75% 이상이면 개인비용을 제외한 모든 비용을 공제 받을 수 있다. 일반적으로 날짜를 계산해서 공제를 신청한다. 예를 들면 K 씨는 한국으로 비지니스 목적으로 체류 15일,개인휴가로 3일 , 그리고 왕복 비행기 2일로 다녀왔을때, 전체 여행기간 20일 중 75% 에 해당하는 15일이 비지니스 경비로 해당되므로 2일 동안 발생한 개인경비를 제외하고 모두 비지니스 경비로 공제받을 수 있다.
부부가 동반해서 비지니스 출장을 갈 경우 배우자가 회사의 직원으로서 업무수행차 동행했다면 여행경비를 세금공제 받을 수 있지만 그렇지 못한 경우에는 배우자의 경비는 제외된다. 비사업목적으로 동행한 배우자와 함께 투숙한 호텔비 같은 경우 혼자 숙박했을때의 경비만큼은 공제 받을 수 있지만 모든 경비를 인정받을 수는 없다. 그리고 단순히 배우자가 회사직원 이라는 사실만으로 공제받기는 어렵고 출장과 직접적으로 관련된 업무여야 한다. 마케팅 목적의 해외출장에 회계업무의 배우자의 출장경비를 주장한다면 국세청으로 부터 인정받는데 어려움이 있을 수 있다.
비지니스 출장이 개인목적의 여행과 함께 이루어질 때 가장 중요한 것은 비지니스 비용과 개인비용을 어떻게 구분했는지에 대한 기준과 근거자료이다. 또한 여행일지 역시 국세청 감사에서 가장 많이 요구하는 자료이다. 지출된 경비를 인정받기 위해서는 항상 기록과 증빙, 첨부자료가 필요하다. 여행일지와 함께 정리된 영수증과 함께 보관하면 국세청에서 요구하는 합리적인 비지니스 출장경비로 인정받을 수 있음을 납세자들은 기억하자.
※이 글은 일반 대중을 상대로 한 제한된 지면의 신문 칼럼 이므로, 실제의 개별 케이스에 그대로 적용될 수 없으며, 유사한 케이스의 결과에 대하여 저자에게 직접적인 책임을 물을 수 없습니다.
조원국 대표 세무사
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